Umowa jest jednym z kluczowych zagadnień przy nawiązywaniu współpracy i setupie projektu, jakim jest zaprojektowanie, budowa i wdrożenie sklepu internetowego. Z własnego doświadczenia wiemy, że proces negocjacji przebiega bardzo różnie, w zależności od wielu czynników. Dlatego dzielimy się kilkoma spostrzeżeniami, które mogą ułatwić obu stronom ten etap.

1. Partnerskie podejście

Dobra umowa powinna zabezpieczać obie strony – zarówno zamawiającego, jak i wykonawcę. Budowa sklepu jest często dużym przedsięwzięciem i wiąże się z ryzykiem biznesowym dla wszystkich zaangażowanych – stąd naturalnym powinno być partnerskie podejście i uwzględnienie interesów obu stron. Taka postawa bardzo korzystnie wpływa też na atmosferę współpracy.

2. Biznesowa perspektywa

Dobra umowa powinna służyć potrzebom biznesowym – niestety, częstym przypadkiem jest angażowanie w negocjacje prawników, którzy nie specjalizują się w obszarach prawa związanych z technologią. Technologia zaś rozwija się bezkompromisowo i w bardzo szybkim tempie – zastosowanie rozwiązań prawnych wymaga dużej wyobraźni oraz odpowiedniego wyczucia materii. W każdym razie, zarówno w toku negocjacji, jak i na etapie realizacji umowy bardzo ważne są dobre zrozumienie potrzeb biznesowych oraz dialog, aby nie tworzyć blokerów tam, gdzie jest to niepotrzebne. Warto wziąć pod uwagę skalę i koszt wdrożenia, czyli różnicować swoje żądania w zależności od tego, czy wartość danego projektu wynosi kilka tysięcy czy milion złotych.

3. Jasny przekaz

Dobra umowa powinna być napisana jasnym i czytelnym językiem – umowa powinna być zrozumiała także dla osób, które nie są zawodowymi prawnikami, lecz będą realizowały jej zapisy, jak np. product owner czy project manager. Powinna być jak dobrze napisane oprogramowanie, które pomoże jej stronom efektywnie zrealizować założone cele, a nie wyświetli error 404 przy pierwszej spornej kwestii :)

4. Konkretne wymagania

Dobra umowa powinna zawierać jak najdokładniejszą specyfikację – taki załącznik pomaga jasno ustalić zakres wdrożenia w ramach danego wynagrodzenia oraz ułatwia testy i odbiór serwisu. Dla lepszego zobrazowania kwestii – jeśli strony umowy nie dokonają awansem konkretnych ustaleń, wykonawca faktycznie może stworzyć cokolwiek bądź, byleby zmieściło się w ogólnym opisie projektu, a zamawiający nie ma się do czego odwołać na etapie odbioru projektu. W praktyce jest to sytuacja frustrująca dla obu stron umowy i jako taka nie powinna mieć miejsca – przynajmniej w naszej ocenie.

5. Wspólny wysiłek

Dobra umowa powinna zawierać jasny podział obowiązków – w przypadku tworzenia sklepu internetowego kluczowe jest współdziałanie obu stron. Co prawda zasadniczym obowiązkiem zamawiającego jest zapłacić za projekt, to powinien on również aktywnie współdziałać z wykonawcą (ułatwiać wykonawcy realizację projektu). Po stronie klienta najczęstsze obowiązki to m.in.: dostarczenie potrzebnych dostępów i materiałów, przygotowanie treści (content produktowy, dokumenty prawne, opisy itd.), bieżące feedbackowanie projektów, udział w statusach czy zapewnienie środowiska do testów akceptacyjnych. Warto ustalić to wszystko na etapie negocjacji, by mieć wystarczającą ilość czasu na przygotowanie oraz by wdrożenie przebiegło sprawnie.

6. Prawa autorskie

Dobra umowa powinna dobrze regulować kwestię praw autorskich – i nie zawsze oznacza to przejście na własność zamawiającego każdej linijki kodu, bez żadnych ograniczeń. Jest to związane m.in. z tym, że (i) wiele sklepów powstaje na bazie oprogramowania open source (np. Magento, które korzysta z licencji OSL 3.0) lub (ii) wykonawca wykorzystuje w projekcie swoje, wcześniej wypracowane, autorskie rozwiązania – w takich przypadkach zamawiający powinien poprzestać na żądaniu licencji (niewyłącznej). Z drugiej strony, ograniczenie się do licencji wpływa na dużo niższy koszt wdrożenia. Natomiast wykonawca powinien wyraźnie wskazać, które elementy są licencjonowane (i na jakich zasadach), a które są dedykowane dla zamawiającego, tak by zamawiający mógł optymalnie korzystać ze sklepu i modyfikować go według własnego uznania.

7. Gwarancja

Dobra umowa powinna regulować kwestię gwarancji – z umowy powinno jasno wynikać, ile trwa gwarancja jakości i na jakich zasadach jest dostępna – np. kiedy i jak można dokonywać zgłoszeń oraz ile zajmuje czas reakcji i naprawy lub obejścia. Warto natomiast rozróżniać taką gwarancję od usługi utrzymania serwisu i szybkiej reakcji na awarie – najczęściej na taką usługę zawiera się osobną umowę, o dużo bardziej restrykcyjnych i szerszych parametrach niż te, które wynikają z podstawowej gwarancji. Większość występujących w e-commerce awarii nie jest bowiem spowodowana wadami serwisu, a np. problemami z serwerem, którego gwarancja nie obejmuje.

I na koniec...

Warto wspomnieć też o samym przebiegu – negocjacje umowy są wstępem do dalszej współpracy, dobrze jest więc zadbać o ich partnerską atmosferę i jak najszybciej zaadresować dyskusyjne kwestie na wspólnych rozmowach z udziałem biznesu i prawników, zamiast mailowego wymieniania się kolejnymi wersjami dokumentów :)

__________

Biznesową i prawną perspektywą podzielili się: Marta Wyglądała (co-founder, e-com.house) oraz Tomasz Będźmirowski